Surat dinas artinya ya surat yang berisi masalah-masalah kedinasan. Secara umum surat dinas dipakai untuk kepentingan pekerjaan formal seperti tugas kantor dan instansi dinas. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi atau perusahaan. Surat ditulis untuk keperluan komunikasi antara kantor yang satu dan kantor yang lain atau antarorganisasi. Surat dinas dibuat oleh seseorang yang berkedudukan sebagai pejabat instansi pemerintah sehingga surat ini disebut juga surat jabatan.
Ciri-ciri surat dinas:
- Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan
- Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku
- Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi
- Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat
- Format surat tertentu.
Syarat sebuah surat dinas:
- Format dan bentuk surat menarik, yaitu tempat teratur dan tidak diletakkan seenaknya,
- Isi tidak terlalu panjang, yaitu langsung pada sasaran dan tidak bertele-tele,
- Bahasa harus jelas, padat, baku, umum, yaitu harus komunikatif, sopan, mudah dipahami, simpatik, dan Tidak menyinggung perasaan penerima,
- Harus bersih dan menggambarkan citra pengirimnya.
Surat dinas mempunyai beberapa fungsi sebagai berikut:
- Surat dinas sebagai bukti tertulis hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian.
- Surat dinas sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat jika diperlukan.
- Surat dinas sebagai bukti sejarah, seperti pada surat-surat tentang perubahan dan perkembangan suatu instansi.
- Surat dinas sebagai pedoman kerja, seperti surat keputusan atau surat instruksi.
- Surat dinas sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.